The organization of events is defined as an occasion that arises from a motivation that is either corporate or social. Since many years ago, some establishments in the hotel sector have been complementing the accommodation service with the organization of events as an additional source of income.
Cuenca has become the venue for many local and national events, and this is the reason why hoteliers have expanded their service catalog to events offering.
Dorado Hotel, a well-known establishment in Cuenca, has a catalog of services where the priority is the organization of events. This hotel has two venues. One of them is located inside the hotel, and the other one, Mansión Vizcaya, is intended for social events. Mansión Vizcay has been taken as a case study for the implementation of a manual of events. Information previously delivered by the hotel has contributed to identify the existing processes and policies. This information provided insights for the creation of the manual.
This manual proposes designing processes and formats to optimize the customer service and to improve the communication among different areas before, during, and after an event.
The research method used in this project was qualitative. A bibliographic research in books and relevant studies was carried out in order to design the formats that defined the manual according to the needs of the department.
Resumen :
La organización de eventos se define como un acontecimiento que surge mediante una motivación, ya sea el mismo de carácter corporativo o social; dentro del ámbito hotelero diversos establecimientos desde años atrás han venido complementando el servicio de alojamiento con la organización de eventos como fuente adicional de ingresos.
La ciudad de Cuenca se ha convertido en la sede de varios eventos tanto locales como nacionales, por este motivo las empresas hoteleras han ampliado la carta de servicios a la oferta de eventos.
El Dorado Hotel, establecimiento reconocido de la ciudad de Cuenca dentro de su carta de servicios tiene como punto prioritario el mercado de la organización de eventos contando con dos sedes, una que se encuentra ubicada dentro de las instalaciones del hotel y otra destinada en su mayoría para eventos sociales como es Mansión Vizcaya; se ha tomado como caso de estudio dicho establecimiento para la implementación del manual de eventos considerando información anterior entregada por parte del hotel dicha información contribuye a identificar los procedimientos y políticas existentes lo que aportará para la elaboración del manual.
El siguiente manual propone diseñar procesos y formatos para optimizar el servicio hacia los clientes, mejorar la comunicación entre las áreas antes, durante y después del evento.
Los métodos de investigación que se manejaran serán de carácter cualitativo, se efectuará una investigación bibliográfica en textos y estudios relevantes para posteriormente diseñar los formatos que definirán el manual de acuerdo a las necesidades del departamento.
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